Как следить за статусом задач в Kaiten
Как улучшить вашу доску, чтобы с первого взгляда было понятно, где работа двигается, а где потенциально есть проблемы?
Для этого в Кайтене есть три визуальных инструмента (сигнала):
Время, которое карточка находится без движения
Блокировка
Прогресс выполнения плана
Время, которые карточка находится без движения (1)
Для каждого этапа (колонки на вашей доске) вы можете определить разумное время, за которое карточка должна эту стадию проходить.
Допустим, если речь идет о процессе продажи, то один из этапов может называться «Подготовка КП», и вы знаете, что в среднем нужно не более 2-х дней, чтобы задача перешла на следующий этап.
В настройках колонки «Подготовка КП» выставляете настройку «Предупреждать о застоявшихся карточках» в 2 дня. Каждая карточка, которая будет находиться более 2-х дней на данном этапе получит визуальный красный сигнал превышения, на фасаде карточки, в правом нижнем углу.
Имея такие настройки во всех колонках, вы сможете быстро оббежать глазами доску и найти «аномалии».
Некоторые задачи и правда затягиваются и имеют на то причины, чтобы их было видно, мы рекомендуем использовать блокировки.
Блокировка (2)
Договоритесь с вашими коллегами, что, если по задаче не предполагается каких-либо действий из-за проблемы или внешней зависимости, то данный статус будет зафиксирован текстовой блокировкой.
Например:
«Клиент в отпуске, попросил перезвонить через 2 недели»
«Не можем продолжить работы без информации Y от отдела Z»
Блокировка попадает на фасад карточки на самый верх и явно выделяет карточку на фоне остальных. Менеджеру будет достаточно одного взгляда на доску, чтобы увидеть проблемные задачи и принять какое-либо действие, либо дать совет исполнителю о том, как проблему можно попытаться решить.
Если вы хотите начать анализировать качественные параметры вашего рабочего процесса, то мы рекомендуем не стесняться пользоваться функцией блокировки. Все блокировки фиксируются, и потом вы сможете:
посмотреть какие основные причины «замораживают» карточки в работе;
сгруппировать эти причины;
попытаться предотвратить блокировки в будущем.
Бывают ситуации, когда задача оказывается очень сложной или долгой, и поэтому блокировки может не быть, а время в колонке сильно выходить за рамки, установленные вами для колонки.
В этом случае вам поможет информация о прогрессе, которую можно зафиксировать чек-листами.
Прогресс выполнения плана (3)
Если задача занимает достаточно много времени, и она не заблокирована, значит над ней ведется работа? В этом случае зафиксируйте план работ чек-листом.
Чек-лист – отличная практика для самого исполнителя описать шаги, которые на его (ее) взгляд требуется выполнять, чтобы завершить этап задачи или задачу целиком. До тех пор, пока мы не выпишем план по задаче, нам часто кажется, что работа займет сильно меньше времени.
В Кайтене, когда пользователь отмечает пункт чек-листа, рядом с ним подписывается время этого действия. Поэтому, изучая чек-лист внутри карточки, вы сможете понять, как давно не было по нему прогресса.
А на фасаде вы будете видеть количественную информацию о выполненном объеме плана.
👉 Кстати, если чек-листы всегда одни и те же для ваших колонок, вы можете воспользоваться функцией «шаблонные чеклисты», и настроить свои доски таким образом, чтобы чеклисты создавались сами. Подробнее о шаблонных чек-листах вы можете прочитать здесь.
Резюмируем
Чтобы доска давала вам нужную информацию по задачам, вам нужно использовать все три описанные функции.
Вам могут быть полезны статьи, в которых мы подробнее рассказали про них: