Каталоги: база данных внутри Кайтен

В Кайтене появились Каталоги — инструмент, который позволяет создавать базы данных. Собирайте в одном месте товары, контакты, компании, оборудование, настраивайте индивидуальную структуру для каждой базы данных и связывайте их между собой. Каталоги помогут создать свою CRM или просто удобную базу под ваши задачи.

Что такое Каталог

Каталог — это база данных внутри Кайтен.

Они хранятся в административном разделе «Каталоги» в виде таблицы.

Пример каталога с компаниями

Каталог работает в связке с пользовательским полем «Справочник». Так его можно добавить в карточку.

Пример
Карточка это заявка, и в ней нужно указать контакт. Вы добавляете пользовательское поле с каталогом контактов. Если человек уже есть в базе, то выбираете его, если нет — создаете новую запись прямо в карточке.

Пример каталога с контактами

При создании записи можно связать ее с другим каталогом. Например, контакт с компанией, чтобы сразу видеть, где работает человек. Также посмотреть другие заявки (карточки), где фигурирует этот контакт.

Чем каталог отличается от справочника

Каталог

В карточке каталог выглядит как пользовательское поле. Когда вы добавляете запись, открывается форма — ее поля вы задаете сами и можете менять в любой момент. В этом же окне можно связать запись с другой: например, указать компанию для контакта.

Все записи хранятся в таблице в административном разделе «Каталоги». Там их можно редактировать, дополнять и открывать для просмотра. Например, посмотреть, в какой компании работает человек.

Так выглядит каталог

Справочник

В карточке справочник тоже выглядит как пользовательское поле. И у него тоже можно настроить форму, только в административном разделе «Пользовательские поля».

Но главная разница в том, что справочники — это простой список значений. Их нельзя связать между собой, редактировать записи из карточки или посмотреть другие задачи, где встречается конкретная запись справочника.

Так выглядит справочник

Сценарии использования Каталогов

Работа с клиентами (CRM)
Ведите базу клиентов и связывайте со сделками на доске. В карточке сразу будет видно, с кем идет работа и вся история взаимодействия.

Service Desk и IT
Создайте каталог оборудования и указывайте его в заявках на обслуживание. Так сразу будет понятно, о каком устройстве речь, кто за него отвечает, на гарантии ли оно.

Проекты и подрядчики
Ведите базу подрядчиков и выбирайте их в задачах. Не нужно каждый раз заново вводить контакты.

Каталог товаров или услуг
Храните список товаров или услуг и используйте его в задачах или заявках. Вы один раз заводите данные и дальше просто выбираете их из списка.

HR и найм
Создайте каталог кандидатов и храните в нем контакты, резюме, позицию и статус. Привязывайте кандидатов к задачам или вакансиям — так вся информация будет под рукой и не потеряется в переписке.

Как создать каталог

Шаг 1. Создайте каталог

1. В левой панели откройте раздел Администрирование → «Каталоги».

2. Нажмите «Добавить каталог». Откроется форма, где нужно создать поля для данных, которые сотрудники будут заполнять позже.

3. Напишите название каталога. Например, это будет каталог с контактами.

4. При необходимости включите дополнительные настройки:

   • Множественный выбор — позволяет выбирать в поле несколько записей из каталога. Например, указать сразу нескольких участников сделки: Иванову, Петрова и Сидорова.

   • Редактирование из карточки — позволяет создавать и изменять записи прямо в карточке сделки. Рекомендуем включить, так как у сотрудников нет доступа к разделу «Каталоги», а добавлять и редактировать записи они могут только из карточки.

Шаг 2. Настройте структуру каталога

1. Создайте поля для заполнения информации. Нажмите «Добавить поле» → «Новое поле» → напишите его название и укажите тип.

Пример полей для каталога контактов:

• Имя — тип «Строка»

• Телефон — тип «Телефон»

• Email — тип Email

Если у вас уже создано нужное пользовательское поле, например, «Должность», то нажмите «Добавить поле» → «Пользовательское поле» и выберите его из списка.

Здесь, среди стандартных типов полей, вы увидите тип «Каталог». Это ссылка на другой имеющийся каталог. Нужен, когда вы хотите связать их между собой.

2. Нажмите «Добавить поле» → «Новое поле» → укажите тип «Каталог» → дайте ему название и выберите каталог, с которым хотите связать.

3. Отметьте обязательные для заполнения поля с помощью чекбоксов справа.

4. Выберите одно поле для отображения (поле, которое будет «Названием» контакта) с помощью чекбоксов слева.

7. Когда все будет готово, нажмите «Создать».

Каталог контактов готов и связан с каталогом компаний.

Шаг 3. Добавьте записи в каталог

1. Откройте созданный каталог.

2. Нажмите «Добавить запись».

3. Откроется форма со списком полей, которую вы создали. Заполните ее.

4. При заполнении полей можно сразу создать запись в другом каталоге. Например, добавляя контакт, вы можете сразу создать компанию — записи автоматически свяжутся между собой.

4. Заполните все поля и нажмите «Сохранить».

Вся информация в каталогах сохраняется в виде таблицы. В последней колонке «Действие» можно:

• просматривать (символ глаза);

• редактировать (символ карандаша);

• удалять записи каталога (символ корзины).

Запись можно открыть из таблицы. В открывшемся окне ее можно отредактировать, удалить и посмотреть связанные каталоги.

Шаг 4. Свяжите каталог с карточками

Чтобы использовать каталог в карточках, нужно добавить его в пользовательское поле:

1. В панели слева перейдите в раздел Администрирование → «Пользовательские поля».

2. Нажмите «Добавить пользовательское поле».

3. Выберите тип поля «Справочник».

4. Введите название поля, например, «Каталог контактов».

5. Откройте вкладку «Из каталога».

6. Привяжите поле к каталогу, выбрав его из списка.

7. Нажмите «Добавить».

Теперь это поле можно добавить в карточку.

Шаг 5. Используйте каталог в карточках

1. Откройте карточку на пространстве и добавьте созданное поле.

2. Выберите нужные записи из каталога или создайте новые прямо из карточки.

Вы можете выбрать несколько значений из одного каталога. Например, несколько контактов. Выглядеть в карточке они будут так:

3. Чтобы увидеть подробности записи каталога, нажмите на «галочку» в правом верхнем углу. В этом же блоке можно раскрыть данные о связанной записи из другого каталога.

4. Чтобы увидеть больше деталей, наведите курсор на правый верхний угол окна с записью из каталога и нажмите на символ «глаза». Откроется окно, в котором вы сможете:

• на вкладке «Обзор»:

  • видеть данные контакта;

  • видеть компанию, с которой он связан, и перейти к ее данным;

  • удалить или отредактировать контакт.

• на вкладке «Карточки»:

  • видеть все сделки, связанные с этим контактом;

  • нажать в таблице на любую из них и перейти к ней;

  • настраивать отображение сделок в таблице, устанавливая фильтры;

  • устанавливать вид сделок в таблице, настраивая поля.

Ограничения

Полезные ссылки

• Пользовательские поля

• Импорт задач