Гайд для тех, кто перешел из Trello в Kaiten
Общие сведения про Kaiten
Kaiten — это платформа, которая помогает управлять работой и процессами через их визуализацию.
По набору функций и интерфейсу Kaiten очень похож на Trello, поэтому вам будет несложно освоить новый сервис.
В нем также есть пространства, доски, карточки и отчеты о процессах, а также функции необходимые для работы по Kanban и Scrum.
Kaiten поможет вам со следующими элементами рабочего процесса:
Отражение задач и их распределение по статусам, времени, сотрудникам;
Отслеживание прогресса выполнения задач и производительности каждого участника команды;
Синхронизация разных команд;
Определение препятствий и проблемных задач;
Ведение отчетности по проектам;
Создание и совместное редактирование документов.
Если вы перешли из Trello, эта инструкция поможет вам легче ориентироваться в основных понятиях Kaiten
Trello | Kaiten |
Organization | Аккаунт компании |
Workspace | Рабочее пространство |
Board | Рабочее пространство / Доска |
Пригласить участников на доску | Пригласить участников на пространство |
Колонка (list) | Колонка |
Card | Карточка |
Календарь | Календарь |
Хронология | Таймлайн |
Панель | Отчеты |
Таблица | Таблица |
Confluence | Документы |
Если вы перешли из Trello, эта инструкция поможет вам легче ориентироваться в функциях Kaiten
Trello | Kaiten |
Members | Участники |
Labels | Метки |
Due Date | Срок |
Description | Описание |
Check-list | Чек-лист |
Cover | Обложка |
Power-Up | Пользовательские поля |
Automatization | Действия с карточками, Шаблонные чек-листы, Обязательные поля, Интеграции |
Card Reactions | Голосование с помощью эмодзи |
Card Aging | Предупреждение о застоявшихся карточках |
Agile Cards | Kanban-доски, Scrum-доски |
Approvals | воркэраунды |
Полезные функции Kaiten, которых нет в Trello
В Kaiten есть почти все те же функции, что и в Trello. Но есть и важные отличия на самом базовом уровне.
Чтобы не создавать десятки отдельных досок, в Kaiten можно разместить сразу несколько досок на одном рабочем пространстве
Иерархия такая:
Аккаунт компании → Рабочие пространства → Доски → Карточки
В Kaiten вы добавляете пользователей на Пространство, а не на Доску;
Назначаете разные уровни доступа для каждого пользователя;
И затем создаете на этом пространстве одну или несколько досок.
В одном аккаунте может быть несколько пространств с разным набором досок.
Например, «Административное пространство», «Пространство маркетинга», «Пространство дизайна», «Пространство разработки», «Бухгалтерия» и т.д.
Комбинирование нескольких досок на одном пространстве позволяет подробнее визуализировать любой рабочий процесс и не переключаться с одной доски на другую.
И наоборот, одна и та же доска может одновременно находиться в нескольких пространствах с разными уровнями доступа
Это удобно, если у вас есть основной отдел, который отвечает за проекты целиком и есть узкофункциональный отдел. Например, отдел дизайна и команда копирайтеров.
Вы можете создать отдельное «Пространство дизайна», где будет находиться только одна доска с их задачами. И одновременно разместить эту же доску на общем пространстве маркетинга, где отображены все проекты и этапы.
Так вы ограничите доступ функциональной команды ко всем проектам и этапам.
И одновременно будете видеть статус их работы на своем пространстве без потребности переключаться между разными досками.
В Kaiten на досках есть не только колонки, но и дорожки. Доски можно делить и по вертикали, и по горизонтали
В Trello доски делятся на «Колонки» (Lists), они отображают этапы работы.
В Kaiten тоже есть «Колонки», отражающие этапы рабочего процесса, но помимо них есть также горизонтальное деление на «Дорожки».
Эта функция позволяет еще более подробно визуализировать рабочие процессы и разделить задачи на доске по разным критериям.
Варианты использования дорожек:
Деление карточек на доске по приоритетам («Срочно», «Стандартно»);
Деление карточек по ответственному (У каждого ответственного своя дорожка, не нужно смотреть весь ворох задач);
Деление карточек по типу задач («Направление 1», «Направление 2»);
или любой другой удобный для вас способ :)
В Kaiten можно строить взаимосвязи между карточками на разных досках с помощью родительских и дочерних карточек
Если у вас есть большой проект и у него есть подзадачи, в Kaiten можно построить иерархию с помощью родительских и дочерних карточек.
Причем эта иерархия не ограничена. У родительской карточки может быть еще родительская карточка. а у дочерней — еще дочерние.
Если по какой-то причине работа по задаче встала на стоп, в Kaiten можно подсветить такие карточки с помощью блокировок
В Trello для индикации проблем вам нужно было использовать следующую комбинацию:
список «Отложено»;
метка, которая сигнализирует о том, что по карточке что-то ждут.
В Kaiten вы можете «Заблокировать» карточку и указать причину блокировки. Она будет подсвечена красным цветом на фасаде карточки. Это экономит время на выяснение причин, по которым карточка зависла.
Еще, блокировать карточки можно не только текстовой причиной, но и другими карточками. Это позволяет командам видеть критические зависимости между ними.
Для Agile-подхода в Kaiten предусмотрены все необходимые функции, от WIP-лимитов до запуска спринтов для Scrum-команд
В Kaiten можно создавать специальные спринт-доски, ставить цель спринта, смотреть отчеты «Burndown» и «Скорость команды» без дополнительных плагинов.
Для эффективного использования канбан-метода в Kaiten предусмотрена функция ограничения незавершенных задач ( WIP-лимит) в каждой колонке или дорожке.
Надеемся, вам будет просто перейти с Trello на Kaiten, а ваши процессы станут еще более понятными и эффективными! Добро пожаловать 💜
Вам также могут быть полезны статьи:
Обзор Kaiten и Видеогид по Kaiten
Что такое Рабочее пространство
Что такое Колонка, Дорожка и Ячейка
Основные разделы Kaiten и их администрирование