Пользовательские ключи для пространств, папок и StoryMap

Клиенты с on-premise-версией Kaiten могут устанавливать пользовательские ключи для пространств, папок и StoryMap — чтобы сделать ID карточек понятными и читаемыми.

Что такое пользовательские ключи

Пользовательский ключ — это короткий код (например, MARKETING, DEV, OPS), который:

• отображается в ID карточек (MARKETING-123);

• наследуется от ближайшей сущности (папки, пространства или StoryMap);

• автоматически обновляется при перемещении карточек или пространств;

• помогает определить, к какому проекту или отделу относится карточка.

Например: MARKETING-145 — карточка из отдела маркетинга. HR-32 — карточка из HR-пространства.

Ключи заменяют технические ID, делая идентификаторы карточек понятными и удобными. Они применяются к пространствам, папкам, StoryMap.

Как установить пользовательский ключ

Включите экспериментальный функционал в меню Администрирования → Настройки компании.

Экспериментальный функционал означает, что возможность уже доступна, но пока находится в тестовом режиме и может меняться в будущих версиях. В настройках компании вы можете регулировать, добавлять ли подобные функции в ваш аккаунт или нет.

Для папок и StoryMap

1. Нажмите ⋯ справа от названия папки и кликните «Редактировать».

2. В поле «Ключ» введите короткий код (например, MARKETING).

Все пространства и карточки внутри папки унаследуют ключ папки. Все карточки, созданные через StoryMap, автоматически получат установленный ключ.

Для пространств

1. Откройте настройки пространства.

2. В разделе «Свойства» введите ключ, который будет отображаться в ID всех карточек пространства.

Ссылки по пользовательским ключам

По пользовательскому ключу можно открыть пространство, папку или StoryMap напрямую через короткую ссылку. Для этого:

1. Убедитесь, что у пространства, папки или StoryMap установлен пользовательский ключ.

2. Введите ссылку в формате: https://<company>.kaiten.ru/<пользовательский ключ>

3. Kaiten откроет нужную сущность.

Например, если у пространства ключ PROJECT, переход по /PROJECT откроет это пространство.

Правила и поведение ключей

🔁 Наследование

Ключ наследуется от ближайшей сущности, в которой находится карточка.

Например, если у папки «Маркетинг» установлен ключ MARKETING, то все карточки в этой папке (и вложенных пространствах) будут иметь этот ключ.
Если внутри Маркетинга есть пространство «Контент-маркетинг» с собственным ключом CONTENT, то карточки в нем получат уже новый ключ.

🚚 Перемещение карточек и пространств

• При перемещении карточки в другое пространство она получает ключ новой сущности. Если карточку вернуть обратно — вернется и старый ключ.

• Если пространство, которое наследует ключ от папки, перенести в другую папку со своим ключом, то все карточки внутри перенесенного пространства обновят свой ключ в соответствии с новым окружением.

🔗 Доски-ссылки

• Для досок, расположенных на нескольких пространствах, ключ определяется по основному пространству доски. При изменении основного пространства — ключи будут пересчитаны.

• Если на пространстве есть доска-ссылка со своим ключом, карточки, перемещенные на нее, наследуют ключ этой доски.

🕓 История и доступ по старым ссылкам

Даже если ключ карточки изменился — вы сможете открыть ее по старой ссылке или найти по прежнему ID. История ключей сохраняется, пока сам ключ существует в компании.

🧹 Удаление ключа

Если удалить ключ:

• карточки, у которых он был, потеряют к нему связь;

• ссылки со старым ключом перестанут работать;

• для избежания ошибок будут добавлены предупреждения (в следующих обновлениях).

⏳ Время установки

Если вы устанавливаете, удаляете, обновляете ключ или переносите доску на пространство с другим ключом, может потребоваться некоторое время, чтобы обновить все ID.