Создание карточек по расписанию / Запланированные задания

Если у вас есть регулярные повторяющиеся задачи, не обязательно каждый раз с нуля заводить для них новые карточки.

Например, каждую пятницу сотрудник должен предоставить отчет до конца рабочего дня или каждый день утром сотрудник должен проверять входящие письма от клиентов.

Вам не нужно создавать новые одинаковые карточки, добавлять тех же ответственных, выставлять одни и те же сроки снова и снова. В Кайтене есть автоматизация, которая снимет с вас эту рутинную работу — Запланированные задания.

Чтобы создать запланированное задание в Kaiten, нажмите на оранжевый значок циферблата на панели справа.

Создавать Запланированные задания могут редакторы и администратора пространств, а также пользователи с настраиваемой ролью, где разрешено создание карточек и редактирование пространств.

Нажмите «Создать задание», чтобы создать новый шаблон, или нажмите на название задания, чтобы отредактировать его.

Добавьте в шаблон задания нужную периодичность, метки, участников, чек-листы, внешние ссылки и другую информацию, чтобы не тратить время на оформление повторяющихся карточек.

В настройках доступны повторяющиеся интервалы:

ежедневно — можно задать интервал дней повторения;
еженедельно — можно задать дни недели для повторения;
ежемесячно — можно задать числа месяца для повторения.

Также вы можете создать ежегодные или ежеквартальные повторяющиеся задания. Для этого выберите вариант «Ежедневно» и в поле «интервал дней введите значение:

90 дней для ежеквартальных задач;
365 дней для ежегодных.

В запланированные задания можно заранее добавить дедлайн. Срок выполнения можно задать двумя способами: указать точную дату, или выбрать количество дней после создания.

Нажмите кнопку «Добавить поле» → Срок → Установите дедлайн.

Обратите внимание! Если в запланированном задании не указана цифровая единица в поле размер (например, S/M/L), то Кайтен считает численную часть размера равной единице (например 1 S/ 1 M/ 1 L).

История создания карточек

В любой момент вы можете посмотреть, когда и где были созданы карточки в рамках запланированного задания. Эта опция пригодится, если вам нужно быстро найти старую карточку запланированного задания или убедиться, что в нужное время карточка была создана.

Чтобы увидеть историю создания карточек по запланированному заданию:

нажмите на оранжевый значок циферблата на панели справа;
нажмите на задание;
откройте вкладку «История».

Обратите внимание, если у вас на пространстве несколько досок, то при удалении доски, на которой создается запланированное задание, само задание не будет удалено. Правило останется, однако, в нем будет указано, что доска более недоступна.

Если задание для вас более неактуально, необходимо удалить его:

А если вам необходимо, чтобы карточки создавались в новом месте, можете выбрать новый путь создания.

👉 Узнайте больше о доступных автоматизациях Кайтена в нашей статье.