Workflows: фиксируйте порядок работы с задачами
В Kaiten появился инструмент Workflow, который помогает задать понятный и обязательный порядок работы с задачами. Он не дает перемещать карточки между этапами в произвольном порядке и помогает всей команде работать по одному сценарию.
Workflow можно перевести как «поток работ». Это последовательность шагов, действий, задач, которая позволяет автоматизировать отдельные процессы и добиваться поставленных целей, не затрагивая всю организацию сразу.
Проще говоря:
Workflow — это способ структурирования работы так, чтобы она была более организованной и продуктивной.
вы задаете этапы процесса;
указываете, из какого этапа в какой можно переходить;
привязываете этапы к конкретным доскам, колонкам и дорожкам.
После этого:
карточка с задачей может перемещаться только по разрешенным переходам;
при попытке нарушить порядок система покажет ошибку и вернет карточку обратно.
Без Workflow участник команды может:
случайно перетащить задачу сразу в «Готово»;
пропустить этап согласования;
вернуть задачу назад, нарушив процесс.
Workflow решает эту проблему:
закрепляет правильную последовательность этапов;
подсказывает, если действие нарушает процесс;
защищает договоренности команды.
Включите экспериментальный функционал в меню Администрирования → Настройки компании.
Экспериментальный функционал означает, что возможность уже доступна, но пока находится в тестовом режиме и может меняться в будущих версиях. В настройках компании вы можете регулировать, добавлять ли подобные функции в ваш аккаунт или нет.
Теперь вы можете создать Workflow на уровне компании в разделе Администрирование и использовать его как шаблон. Создайте один поток и используйте его во всех отделах с одинаковыми этапами работы.
Или создавайте отдельные Workflow для пространств, если этапы работы везде разные, например, в отделе разработки, HR или маркетинга.
Чтобы создавать потоки для всего аккаунта, откройте доступ к разделу Workflow в Администрирование. Для этого зайдите в раздел Пользователи → выберите нужного пользователя → в доступах найдите «Административный раздел Workflow» → поставьте галочку напротив него → нажмите «Передать права доступа».
Теперь в Администрировании появится раздел Workflow. Откройте его и нажмите «Добавить Workflow».
Создайте новый поток и добавьте этапы. Есть три этапа работы:
- очередь;
- в работе;
- готово.
Соедините этапы в нужном порядке, протянув стрелочку от точки сбоку блока к следующему блоку.
Отредактируйте название этапа, если нужно.
Сохраните Workflow.
Теперь, если вы зайдете в любое пространство, вы найдете созданный шаблон в разделе Workflow на панели справа → Реестр.
Чтобы создавать потоки в пространствах, откройте доступ к разделу для нужной роли в Администрировании → Пользователи → Роли → выберите роль → раскройте пункт «Пространства» → поставьте галочку напротив Workflow → нажмите «Сохранить».
Перейдите в нужное пространство и откройте раздел Workflow на панели справа.
Выберите Workflow из списка компании на вкладке Реестр или создайте новый прямо в пространстве.
Задайте настройки в меню справа и определите к каким типам карточек применять Workflow, его порядок и этапы:
Настройка. Здесь можно указать тип карточек, и правила Workflow будут применяться только к ним.
Этап — здесь надо указать на какой доске, дорожке (необязательно) и в какой колонке (необязательно) будет работать Workflow.
Вы можете ограничить перемещение в рамках конкретных досок. Для этого укажите только название доски, а остальные поля оставьте пустыми. Например, задача из «Планов на месяц» уходит в «Планы на неделю», т. е. если сотруднику захочется перепрыгнуть планирование недели и перенести задачу сразу в планы на день — у него не получится.
Переход. Если нажать на стрелку на схеме потока, здесь отобразится от какого этапа к какому она ведет. Это упростит работу со схемой, если она большая.
Раздел будет дополняться функционалом.
Сохраните Workflow.
На этом Workflow мы ограничили перенос карточек из «В работе» сразу в «Готово», потому что нам важно, чтобы задача проходила этап согласования. Его пропустить нельзя. Обратите внимание стрелки идут от этапа «В работе» к «Согласованию» и наоборот, т.е. задача после этапа согласования может идти снова в работу.
Если ответственный за задачу перенесет карточку, минуя один из обязательных этапов, он увидит ошибку, а карточка вернется на место.
Созданный в разделе Администрирование шаблон схемы Workflow, нельзя редактировать в Пространстве, т.е. вы можете привязать этап к конкретной доске, колонке или дорожке, но не изменять саму схему.
Workflow можно настраивать только на досках самого пространства.
Доски, добавленные из других пространств, динамические доски выбрать нельзя.Для одного типа карточек в пространстве может быть только один Workflow.
Если Workflow не привязан к типам карточек, он действует на все типы.