Интеграция с электронной почтой

Создание карточек на основе писем

Кайтен позволяет вам сгенерировать специальный адрес электронной почты. Отправив письмо на такой адрес, вы создадите карточку в нужном месте. Все файлы, которые вы приложили к письму — загрузятся в карточку.

Важно! Объем прикрепляемых файлов может быть не более 20МБ. Если вложений в письме больше, карточка из письма не создастся. Для прикрепления к карточкам больших файлов рекомендуем использовать облачные хранилища и прикреплять в письме ссылки на нужные файлы.

Для получения специального адреса, вам нужно иметь права администратора на рабочем пространстве.

Откройте меню, наведите курсор на нужное пространство. Нажмите на три точки справа от названия пространства и выберите пункт «Настройки пространства»
В открывшемся окне, выберите раздел Email integration. Укажите нужные вам доску / колонку / дорожку. Скопируйте ссылку.

Некоторые компании создают адрес, который им удобен, например support@mycompany.com, и настраивают пересылку с такого ящика на специальный адрес Кайтена. Таким образом можно сделать короткое название почтового ящика.

Как настроить пересылку писем из популярных сервисов:

Google — http://surl.li/fcfa
Yandex — http://surl.li/fcfc
Microsoft Outlook — http://surl.li/fcfd

Напишите письмо на скопированный ящик или на ваш адрес, если вы настраивали переадресацию, и карточка создастся по указанному вами пути.

Если вы решили поменять путь (указать другую доску, колонку или дорожку), то поменяется и почтовый адрес Кайтена. Соответственно, вам нужно будет скопировать новый адрес и использовать его, чтобы карточки создались.

Создавать карточки таким образом может любой внешний адресат, необязательно иметь аккаунт в Кайтене.

Создание комментария из письма

Если вам пришло уведомление по карточке на почтовый адрес от Кайтена, то вы можете ответить на такое письмо. Ответ на письмо трансформируемся в комментарий к карточке, можете прикладывать файлы.

Если вы хотите дать кому-то возможность писать письма в комментарии к карточке, то специальный адрес можете получить так:

Откройте целевую карточку;
Нажмите на три точки. В выпадающем меню выберите раздел «Email комментарии»

3. Скопируйте ссылку и передайте коллегам.

Отправка комментария из Кайтена внешнему адресату

Ваш комментарий в карточке можно отправить внешнему адресату на почту.

Откройте карточку, напишите комментарий. В окошке комментария нажмите на значок письма

Под окошком комментария появится строка, куда надо ввести адрес получателя

После отправки комментария адресату придет письмо с текстом вашего комментария.

Внимание! Кроме вашего комментария внешним адресатам также придет в письме описание карточки.